5 Vantagens de Organizar seu Ambiente de Trabalho

 

Produzindo

Você já sabia que uma mesa organizada não faz bem apenas ao visual do seu ambiente de trabalho? Existem diversas vantagens agregadas a um escritório bem organizado. Confira abaixo algumas delas:

  1. Menos perda de tempo
  2. Maior produtividade
  3. Menos estresse (muito mais ZEN :D)
  4. Maior motivação
  5. Melhor imagem

Algum desses itens não fez sentido pra você? Pois então siga lendo esta matéria e descubra os passos que podem levá-lo a tirar proveito disso.

Ambiente de trabalho desorganizado

 

Passo 1: Livre-se de tralhas!Jogue fora

Anotações antigas, cartões de visitas que provavelmente nunca usará, amostras, canetas velhas ou o que for que esteja ocupando o espaço onde você deveria estar fazendo seu trabalho, devem ser jogadas fora! Não tem certeza se algo ainda pode ter uso? Escaneie e guarde em uma pasta em forma de arquivo digital.

 

Passo 2: Organize os objetos e documentos!

Aqui a palavra-chave será: SISTEMATIZE.

Guarde objetos e documentos que usa com frequência próximos e acessíveis. Você grampeia muito? Deixe o grampeador sobre a mesa em um local apenas dele.

Usa o telefone com frequência? Mantenha-o em um lugar em que não necessite se esticar demais todas as vezes.

Recebe muitos documentos para processar? Que tal achar um lugar para os não-processados, outro para os já processados e uma área onde possa trabalhar sem a influência destes dois? Existem várias formas de organizar sua papelada, mas o importante é que sempre mantenha um espaço reservado somente às atividades que está realizando no momento sem se preocupar com outros documentos e objetos.

Possui muitos cartões de visitas jogados por aí? Compre uma pasta onde possa deixá-los juntos, sem perigo de perdê-los. Ou que tal escaneá-los e manter apenas o arquivo digital? Crie uma pasta onde possa encontrá-los intuitivamente.

Documentos especiais, mas que não são de uso frequente? Se são importantes merecem ser guardados, porém podem ficar em um local mais afastado de você. Uma estante ou armário no fim do corredor ou uma gaveta fora de alcance são perfeitos.

Muitas anotações e/ou post-its sobre sua mesa? Considere adotar o uso de uma agenda ou bloco de notas. Dessa forma você evita que alguma nota se perca e centraliza todas as suas ideias e compromissos em um espaço único.

Ao final desse processo você deve ter uma mesa com uma área suficiente para realizar seu trabalho sem distrações e encontrará objetos e documentos sem precisar pensar muito.

Ambiente de trabalho organizado

 

Passo 3: Arquive!

Para que a sua mesa continue organizada, documentos que já foram usados e não precisam mais estar sobre ela devem receber um destino. Encontre um local adequado e crie seu padrão de armazenamento para aliviar seu ambiente de trabalho. Você pode usar ficheiros, estantes ou até mesmo escanear e descartar a versão física. De preferência arquive um trabalho terminado imediatamente, o que já economiza uma pilha sobre sua mesa. Se não for possível, mantenha em um lugar organizado e tire um tempo ao menos ao final de cada dia para dar um destino aos documentos.

Nuvem     Arquivos armazenados

 

Passo 4: Manutenção do espaço

Bom, na teoria essa organização pode parecer muito linda, mas temos que levar em conta que em diversos momentos de pressa ou desatenção nós acabamos saindo do padrão criado. E é por isso que é muito importante que se faça a manutenção do nosso ambiente de trabalho. Reorganize e limpando-o com certa frequência para que se mantenha em alto padrão. De preferência isto deve ser feito ao menos uma vez ao dia. Pode ser feito ao final do seu turno de trabalho, para que comece o dia seguinte “zerado”, ou em momentos de maior sossego. O importante é que seja feito.

Frequência de manutenção

 

Ok Henrique, mas onde ficam aquelas vantagens, aqueles 5 itens citadas no início?? Veja bem, sabendo onde tudo se encontra e com objetos importantes a seu alcance, você deve perder muito menos tempo para os encontrar. A maior produtividade vem por tabela com a boa organização, além de aumentar ainda mais por se ter uma área dedicada somente a uma tarefa e com menos distrações. O menor estresse acompanha os trabalhadores ZENs, que não queimam neurônios se indagando sobre um documento perdido e produzem bem por estarem em um ambiente super propício e preparado para receber uma grande produtividade. Você não se motivou apenas em imaginar a sua mesa de trabalho após as mudanças?? (SIMM!!) Por fim, a melhor imagem, que não é apenas a aparência do seu ambiente de trabalho, mas a SUA imagem, que melhora perante colegas de trabalho e clientes, pois verão em você um Produtivo Zen. 🙂

ProdutivoZen

Se animou?? Pois então e siga os passos e comente abaixo sobre o quanto seu ambiente de trabalho melhorou e se aplicou alguma técnica/ideia diferente das listadas. 😀

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