Método GTD – Organize sua vida!

GTD - getting things done

Você se vê com a cabeça cheia de ideias e tarefas por fazer e tem a sensação de que não dará conta de realizá-las? Você tem ideias e projetos que quer realizar a tempo mas nunca se organiza pra isso? Chegou a hora de você organizar seus afazeres com a técnica GTD!A arte de fazer acontecer

GTD é um poderoso método de gerenciar compromissos, ideias e tarefas criado por David Allen. A sigla é uma abreviação para “Getting Things Done”, que dá nome ao livro do autor e no Brasil é encontrado
como “A Arte de Fazer Acontecer”. Basicamente o método se utiliza de uma forma sistematizada de coletar, organizar e processar tarefas, ideias e projetos. O mesmo permite uma maior produtividade,
clareza, sensação de alívio de sobrecarga e confiança. Nos acompanhe no passo-a-passo, Produtivo Zen!

 

DOMINANDO O MÉTODO GTD PASSO A PASSO

Passo 0 – Se prepare

Antes de começarmos no método em si, precisamos nos preparar. Serão necessárias alguns materiais para desempenhar o método. São eles: Bloco de notas, folhas de caderno, uma bandeja de entrada e um calendário ou agenda.

Materiais para GTD

Passo 1 – Coleta

Para começar, devemos anotar em nosso bloco de notas todos os nossos compromissos, tarefas, ideias e projetos que passam em nossa cabeça. Neste momento você não precisa tomar nenhuma decisão, apenas descarregue suas ideias. Apesar de você provavelmente conseguir anotar bastante coisa logo de início, é provável que se esqueça de algo. Sem problemas, o método GTD já prevê que iremos lembrar das coisas ou desenvolver novas ideias durante o dia. Como contornar isso? Levando seu bloco de notas sempre com você!

Bandeja de documentos

 

A bandeja de documentos servirá para você deixar a folha do seu bloco de notas ao final do dia, além de correspondências, contas a pagar e documentos que precisam ser encaminhados.

 

  • Importância da coleta: As ideias e lembranças dos nossos compromissos não escolhem hora para surgir em nossas mentes. Aliás, na maioria das vezes elas virão à nós justamente em momentos em que não temos como resolvê-las. Por exemplo, você pode estar no meio de uma reunião de negócios. De repente você se lembra que precisa urgentemente comprar algo no mercado hoje após o trabalho. O que fazer? Se você não possui um bloco de notas para anotar esta tarefa, ou esquecerá, ou ficará ocupando sua cabeça com essa necessidade. Ou seja, o papel da coleta através do bloco não serve apenas para evitar esquecimento, mas principalmente para esvaziar a sua cabeça e mantê-la livre de preocupações.

 

Passo 2 – Processamento

Nesta etapa os itens anotados na coleta serão processados de acordo com sua categoria. Como? Para isto, podemos observar o fluxograma, através do qual daremos os devidos encaminhamentos. Os itens da lista devem ser processados um por um. O método nos guia através de um fluxograma, que será visto em partes ao longo da explicação. Primeiro, devemos responder a duas perguntas. “O que é isso?”, e “Devo fazer alguma ação?”

Fluxograma GTD ação

Se sua reposta foi não, terá três opções. Eliminar, para o caso de não ser mais relevante ou já ter realizado o item. Incubar, para o caso de ser uma ideia que teve para realizar algum dia/talvez. Arquivar, para informações que precisam apenas ser guardadas para servir de referência futura.

FLuxograma GTD decisão

Se a sua resposta foi sim, precisa primeiro avaliar se o item pode ser resolvido em 2 minutos ou não. Conforme a “Regra dos 2 minutos”, tudo que pode ser resolvido neste tempo deve ser resolvido imediatamente. Caso demore mais do que isso, devemos verificar se a ação é sua ou de outra pessoa. Caso seja de responsabilidade de outra pessoa, você deve delegar a tarefa e adicionar na lista “Aguardando”. Se for de sua responsabilidade, haverá duas opções. Em caso de haver data marcada para o compromisso, anote no seu calendário/agenda. Se não tiver data, adicione à lista de próximas ações.

Nesta organização devemos ficar atentos também para o caso de algum item necessitar de mais de um passo para ser concluído, pois neste caso o classificaremos como projeto. Projetos terão suas próprias pastas.

Fluxograma GTD Projetos

Passo 3 – Organização

É nesta etapa que efitivamente organizaremos as nossas listas conforme suas categorias. Recapitulando, teremos todas estas pastas (imagem) à disposição:

Pastas GTD

Dentro das pastas, adicionaremos as nossas folhas de caderno, onde serão adicionados os itens que coletamos e processamos. Alguns comentários e orientações sobre cada lista:

Pastas Contextuais GTD
Listas contextuais: Da nossa lista de próximas ações iremos distribuir os itens conforme o seu
contexto. Ou seja, podemos criar uma lista “Casa”, para as tarefas da casa, “Trabalho”, para pendências no trabalho, e “Rua”, para coisas a se resolver na rua (compras, por exemplo). Seguindo este raciocínio podemos também criar listas “faculdade”, “blog”, “reuniões”, “telefonemas”, etc.

Lista de aguardando: Esta é a lista criada para você não esquecer de acompanhar as tarefas que delegou a outras pessos.

Lista de algum dia: Nesta lista terá ideias que pretende realizar sem pressas, mas que você também não quer perder de vista.

Calendário: Para as tarefas com data agendada. Pode ser registrado em um calendário de mesa, em papel, agenda ou em agenda eletrônica, no computador ou celular.

 

Passo 4 – Revisão

Uma vez por semana, você deve escolher o que será feito na próxima semana. O ideal é fazer na sexta de manhã, que é quando ainda possui energia. Evite finais de semana, quando provavelmente não vai querer mexer nisso. A revisão será realizada em 10 itens, e pode ser acompanhada no fluxograma abaixo:

Revisão GTD

Passo 5 – Execução

Simplesmente, execute!! Apenas olhe o que está no seu calendário e realize a atividade. Não se preocupe, pois tudo já passou por um processo de planejamento elaborado.

 

Comentários finais

  • Tente realizar todas as tarefas de um contexto de uma única vez! Se tiver uma lista para telefonemas, ligue para todos os números anotados de uma só vez. Vá em todas as lojas, bancos, mercados que precisa quando sair de casa e elimine toda a lista “Rua”.
  • No calendário devem estar, além de todos os compromissos, períodos para preparação de compromissos, como por exemplo para reuniões importantes.
  • Todos os dias acontecem imprevistos que podem nos tirar do planjamento inicial. Por isso, deve-se deixar separados pelo menos 2h por dia  para estes imprevistos.
  • Além da agenda, podemos também utilizar blocos de notas e até pastas virtuais. Para as notas existem os app´s ColorNote, Todoist, Wunderlist, Evernote. Já para as pastas, recomendo o Evernote e Trello.

Encontrei um ótimo vídeo, para quem deseja ver mais sobre o GTD:

 

Referências:

Vamos lá! Teste o método e nos dê seu Feedback, Produtivo Zen!

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